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Como Comunicarse De Manera Efectiva A Través De Un Boletín Informativo

Por Ulli Diemer


La razón principal por la cual se publica un boletín informativo es por que alguien considera que tiene algo importante que comunicar. Si este es su caso, usted debe asegurarse de lograr una comunicación que sea lo más efectiva posible con sus lectores. A continuación, presentamos algunos consejos que le permitirán alcanzar dicho objetivo.

Conozca A Su Audiencia

Mientras mejor establezca el tipo de audiencia al que se va a dirigir el boletín, mejor será la elaboración de una publicación que cubra, de forma apropiada, los intereses y necesidades de sus lectores. Comience por hacerse las siguientes preguntas de carácter general:

•  ¿Para quién esta destinado el boletín?, ¿Para el público en general o para un grupo específico?, ¿Para los que conocen el tema o para aquellos que empiezan a conocerlo?

•  Los temas a tratar, el tipo de lenguaje a utilizar y el nivel de conocimiento del Boletín, ¿Serán los adecuados para nuestros lectores?

•  Si el Boletín trata sobre un tema en particular, ¿Se puede relacionar este con las vivencias de los lectores de diferentes razas o grupos étnicos?, ¿Con las de las mujeres?, ¿Con las de las personas minusválidas?, ¿Con las de los jóvenes y las de las personas de la tercera edad?

Mantenga El Contacto Con Sus Lectores

Las actividades diarias que involucran la elaboración de una publicación, ocasionan a menudo la pérdida de contacto con nuestros lectores y sus intereses. Solicite sus observaciones de manera regular, invítelos a que le escriban sus opiniones y comentarios. Considere la posibilidad de enviarles un cuestionario o una encuesta.

Cada vez que tenga la oportunidad de hablar con sus lectores personalmente, pregúnteles su opinión sobre el boletín. En todo aquello que haga, tenga siempre presente a su audiencia.

Utilice Un Lenguaje Claro Y Directo

No suponga que sus lectores, por el hecho de serlo, tienen la obligación moral de leer el boletín; escriba de la forma mas clara, amena e interesante posible. Al escribir, o al editar el trabajo de un tercero, imagínese que el lector esta a sus espaldas mirando por encima de su hombro lo que usted hace. Asegúrese de que cuando el lector se pregunte cosas como: ¿Qué es lo que quiere decir?, ¿Por que dijo eso?, ¿Y eso a quién le interesa?, el articulo responda todas las interrogantes del lector.

Antes de imprimir la publicación, asegúrese de que alguien haya leído todos los artículos contenidos, inclusive los del editor. Aun los mejores escritores tienen dificultad para ser totalmente objetivos acerca de sus escritos.

Elabore Una Publicación Atractiva

A veces podemos cometer el error de pensar que el tema que estamos tratando es tan interesante que no necesita "maquillaje". Este tipo de actitud puede ser contraproducente; aún los lectores más asiduos y hasta aquellos que están totalmente comprometidos con el tema en cuestión, encuentran más fácil el leer una publicación que sea interesante y visualmente atractiva. El uso estratégico de dibujos y fotografías, espacios en blanco, márgenes, titulares resaltados y otros elementos efectivos de diseño, ayudan a involucrar al lector y hacer que este se mantenga interesado en la lectura.

Publique Artículos Interesantes E Informativos

¡No permita que su boletín se convierta en una publicación predecible, repetitiva y aburrida! Trabaje en equipo con sus colaboradores para ayudarlos a producir un material de excelente calidad; asegúrese de darles siempre una retroalimentación constructiva. Establezca como objetivo el elaborar una publicación que los lectores esperen con impaciencia; una publicación que contenga información realmente útil, así como ideas y opiniones presentadas de manera inteligente. ¡Contagie a todos con su entusiasmo por la excelencia!

Incluya Artículos Sobre Diferentes Temas

Una publicación que se dedique a presentar una serie interminable de artículos con un contenido largo y serio, puede enfriar el entusiasmo del lector más ferviente y comprometido; haga un esfuerzo por lograr variedad: incluya artículos de contenido breve y ligero así como historietas, caricaturas e ilustraciones que se relacionen con los temas tratados. De ser posible, incluya relatos o experiencias personales que cubran diferentes puntos de vista.

No Olvide Incluir La Distribución Al Momento De Planificar

La distribución, especialmente si se hace por correo, debe considerarse al momento de planificar la publicación. Un sencillo ejemplo: añadirle una página extra a la publicación pudiera ocasionar que el costo de envío se incremente en 45 centavos por ejemplar si su peso llegara a ubicarse en la siguiente categoría de flete por peso. Esto puede convertirse en un desembolso adicional de cientos de dólares por tiraje de ejemplares inclusive para un boletín de tan solo 1000 suscriptores. Lo mismo puede pasar con el tamaño del sobre que va a contener la publicación. Puede ser sumamente provechoso el buscar el asesoramiento de alguien con experiencia en este tipo de asuntos.

El Que Mucho Abarca Poco Aprieta

Siempre hay personas que pueden manejar sin problemas todos y cada uno de los diferentes aspectos involucrados en la elaboración de una publicación; desde la redacción y edición de textos hasta las etapas de diseño, producción y distribución. Sin embargo, es más recomendable concentrarse en aquellos aspectos para las cuales estamos más calificados, encomendando a otros el manejo de aquellas tareas que exigen tiempo y esfuerzo, que requieran de destrezas especiales o del manejo de equipos específicos tales como los computadores que controlan la generación de publicaciones. Tratar de hacerlo todo puede ocasionar errores costosos, desgaste del personal y cansancio de los colaboradores.

Darse Suficiente Tiempo

Producir una publicación toma tiempo y el tratar de escatimarlo puede causar fallas de calidad, la generación de errores evitables, el incremento de los costos y la crispación nerviosa de todos los involucrados. Establezca el calendario de actividades requerido para el desarrollo de su boletín. Planifique la fecha de aparición y planifique, a partir de allí, las actividades en forma retrospectiva. Incluya tiempo suficiente para el manejo de imprevistos. Si la programación resulta ser poco realista, modifiquela para los siguientes números a publicar.


Publicado en Connexions Digest.
Also available in English: Communicating Effectively Through Your Association Newsletter.

 


Ulli Diemer
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